Sistema PIM: Qué es y cómo potencia tu eCommerce

Un sistema PIM es la solución perfecta para que el desarrollo de estrategias de comercialización, difusión y expansión en canales digitales deje de ser un gran reto en el mundo eCommerce.

Los eCommerce y empresas B2B, necesitan encontrar un método eficiente para gestionar y distribuir la información de sus productos a clientes y partners. Un PIM, les permite mantener toda la información de sus productos actualizada y sincronizada en cada una de sus plataformas comerciales.

Hace un tiempo, analizamos la complejidad del sector industrial y entendimos que muchas empresas al querer automatizar los procesos, sincronizar datos y minimizar los errores humanos durante la gestión de información de sus productos, se encuentran con diferentes obstáculos: catálogos con miles de referencias, alta variedad de productos y características, complejos modelos de relación con proveedores, entre otros. ¿Es tu caso? Te explicamos cómo derribar tales obstáculos.  

Sistema PIM ¿Qué es? 

Un sistema PIM, conocido también como Product Information Management, es un software que te permite almacenar, gestionar y actualizar toda la información de los productos de tu comercio electrónico desde un mismo lugar, tal como:  

• Imágenes 
• Descripciones 
• Detalles técnicos 
• Vídeos
• Categorías
• Idiomas
• Datos SKU (Stock-keeping unit) 
• Precios y distintos tipos de divisas 
• Modelos y referencias

Además de otros elementos necesarios para alimentar catálogos de productos, sitios web, marketplaces, así como otras herramientas de marketing y ventas.

El encanto de un PIM está en la facilidad de distribución de la información; es como una máquina del tiempo que te permite viajar a distintos canales y formatos, mostrando los datos de tus productos de la mejor manera, ajustándolos a cada plataforma y mercado. Esto te permitirá garantizar precisión, en cada punto de contacto y etapa del proceso de venta. 

Además, la fácil integración de tu ERP; el sistema de gestión de recursos internos de tu empresa, con una solución PIM, agiliza y optimiza el seguimiento del inventario de productos. 

Invertir en un sistema PIM puede traer importantes ventajas de gestión. Entre las principales podemos resaltar:

• Mejora la eficiencia de los procesos de negocio al reducir el tiempo necesario para la gestión de los datos de productos.
• Aumenta la precisión, consistencia y calidad de la información de los productos, evitando los errores y redundancias.
• Optimiza el tiempo de comercialización de los productos, lo que te permitirá lanzar nuevos productos al mercado de manera más rápida y eficiente.
• Mejora la experiencia del cliente al proporcionar información detallada y precisa sobre los productos.
• Genera confianza en las relaciones con los clientes, facilitando sus decisiones de compra.  

Los eCommerce reconocen cada vez más los beneficios de un sistema PIM, y el desarrollo de esta solución para de crecer e innovar. De hecho, un estudio de AlliedMarketResearch, expone que la solución PIM en el mercado mundial se valoró en 9,90 mil millones de dolares en 2019 y prevé un alcance de 59,25 mil millones de dolares en 2027, creciendo así un 25,2% en CAGR, y por supuesto, aumentando notablemente su demanda y necesidad en los procesos de comercio electrónico.

Es importante destacar que existen diferentes tipos de sistemas PIM en el mercado, como los PIM SaaS alojados en la nube y accesibles en línea, y los PIM on-premise instalados localmente en los dispositivos de la empresa. La elección dependerá de las necesidades de tu empresa y el proveedor que elijas.

¿Qué tipo de empresa necesita un PIM? 

Cualquier empresa que venda productos en línea puede beneficiarse de un sistema PIM. Lo cierto es que algunas empresas lo necesitan más que otras.

Generalmente, los sistemas PIM son utilizados en negocios B2B; por empresas mayoristas y fabricantes, que ofrecen una amplia gama de productos en diferentes canales y mercados. Sin embargo, muchas empresas que se benefician de esta potente solución, no necesariamente pertenecen a estas dos categorías.

Para ayudarte a entender cómo encaja un PIM en tu estrategia de comercialización, te explicamos las características comerciales que requieren de esta solución.

Gran cantidad de productos y SKU

Para las empresas que gestionan miles de productos, lograr una visión general de 360º sobre toda la información del producto es increíblemente valioso. Es aquí dónde un sistema PIM resulta imprescindible, ya que logra administrar la información de cada producto de manera eficiente. Además, facilita su distribución a diferentes canales, todo desde una misma plataforma.

Complejidad: Variedad de atributos  

Un sistema PIM simplifica y centraliza todos los datos de tus productos, ayudándote a tomar mejores decisiones comerciales, trabajar más rápido y lograr más en un mismo periodo de tiempo. Para las empresas con información de productos compleja, este sistema es aún más útil.  

¿Qué hace que la información del producto sea compleja? La variedad y no nos referimos solo la cantidad de productos en el inventario.  

Si tus productos tienen diferentes características; como el tamaño o el color, aumenta su complejidad. Así como si hay diferentes elementos que acompañan a cada producto; como activos digitales adjuntos o categoría especiales. 

Cuanto más variada sea la información de tus productos, más difícil será mantener todo bajo control; un "Product Information Management" (PIM) elimina tal dificultad.

Distribución y personalización 

Los sistemas PIM son especialmente útiles para las empresas que venden productos a través de múltiples canales online: eCommerce, medios minoristas y distribuidores. 

Es el hilo conductor que recorre el marketing y las ventas, así como la cadena de suministro y servicios. Incorpora y administra la información de productos que se encuentra dispersa entre varios fabricantes, proveedores y departamentos, para establecer un único ecosistema holístico de datos.  

Al tener toda la información de tus productos en un mismo lugar, te será más fácil actualizarla, además de personalizarla dependiendo del canal y del mercado, ahorrarás tiempo, esfuerzo, así como el coste de generar, almacenar, gestionar y publicar los datos de cada producto.  

Es el motor que impulsa el éxito del comercio omnicanal; mejora la precisión y la consistencia de la información que se presenta a tus clientes, optimizando su experiencia y motivando su intención de compra, aumentando así tus ingresos online.

Vender en diferentes idiomas

Si ofreces productos a nivel internacional, sabrás que es clave exponer la información de tus producto en los idiomas locales y cumplir con las normativas de cada mercado. Sabrás también lo desafiante que puede llegar a ser este proceso, especialmente si debes administrar decenas de idiomas y países.

Un PIM te ayuda a gestionar las traducciones de productos y adaptar su distribución a diferentes canales y mercados.

Intercambio de datos con socios

Un PIM centraliza toda la información de productos, gracias a esto la empresa puede establecer estructuras claras de trabajo con terceros, para la gestión eficiente y ágil del flujo de la información. La comunicación será más clara; desde los fabricantes hacia los distribuidores y viceversa.

Cómo saber si necesitas un sistema PIM 

Si aún te quedan dudas, preparamos un método fácil y rápido para determinar si una solución PIM podría añadir valor a tu empresa, se trata de responder 8 preguntas clave. Si tu respuesta es "sí" a cualquiera de las preguntas, ¡es una señal! Probablemente a tu empresa le vendría bien adoptar un sistema PIM: 

1. Tu equipo ¿pasa mucho tiempo manipulando un gran número datos sobre productos? 
2. ¿Sueles actualizar tu catálogo de productos con frecuencia? 
3. ¿Tu eCommerce está en diferentes idiomas? 
4. ¿La información sobre los productos está dispersa por diferentes departamentos de la organización? 
5. ¿Quieres mejorar la experiencia de compra para tus clientes? 
6. En tu catálogo de productos ¿personalizas la información o los elementos dependiendo del mercado? 
7. ¿La información de productos se almacena en diferentes formatos y canales? 
8. ¿Quieres lanzar una estrategia omnicanal para potenciar las ventas? 

Qué debo tener en cuenta antes de invertir en un PIM

Es posible que ya sepas si tu empresa necesita o no un sistema PIM. Pero antes de elegir, te invitamos a tener en cuenta algunos aspectos clave.

La facilidad de integración

Antes de invertir en un PIM, es esencial verificar su capacidad de integración con otros sistemas, tales como: ERP, CRM, CMS, herramientas de marketing, entre otros.

Este aspecto es vital, ya que puede ser el factor más arriesgado en un proyecto de TI y el causante de un aumento de costos. Así que asegúrate de tener claro cuáles son los sistemas y procesos vinculados a tu estrategia comercial.

Un sistema PIM eficaz debe respaldar y mejorar tus procesos actuales, no cambiarlos por completo.

Tus necesidades comerciales

Es importante identificar las necesidades de tu estrategia comercial, así como las acciones específicas y el nivel de complejidad de tus productos. Muchas empresas terminan con una solución demasiado compleja y pagando más de lo que realmente necesitan.

Si tienes productos simples con pocas variantes y vendes a través de un número limitado de canales, un sistema PIM sencillo será suficiente. Pero si tienes una amplia gama de productos con numerosas variantes, vendes a través de múltiples canales, con catálogos personalizados y a diferentes mercados, probablemente necesitarás un sistema PIM más robusto que pueda manejar información detallada e integrarse con bases de datos y sistemas externos.

Comprender por completo cada una de las necesidades de tu negocio, te permitirá satisfacerlas y encontrar la solución PIM adecuada.

La facilidad de uso

Es inútil tener un sistema sofisticado si nadie en la empresa sabe cómo usarlo. Apuesta por un PIM con una interfaz intuitiva, que brinde una experiencia óptima y eficiente para tu equipo de trabajo, tanto como para tus clientes y socios.

El soporte y la asistencia

Evita inconvenientes y obtén un retorno de inversión positivo eligiendo al proveedor o al partner correcto.

Es importante tener en cuenta qué nivel de soporte y asistencia proporciona el proveedor del sistema PIM y cómo te podrás comunicar con el equipo en caso de que surjan problemas.

Si quieres tener un proceso de implementación fluido, busca un partner que ofrezca un sistema PIM que pueda integrarse con tus otros sistemas de TI sin comprometer la seguridad ni la calidad de tus datos.

Es muy importante que puedas colaborar sin problemas con tus sistemas externos, proveedores y canales de mercado.

La escalabilidad y seguridad

La escalabilidad es un aspecto clave a considerar antes de invertir en un sistema PIM, especialmente si tu empresa planea crecer o expandirse en el futuro. Esto aumentará el volumen y la complejidad de tus productos, probablemente también tus canales de venta.

La escalabilidad se refiere a la capacidad del sistema para manejar un mayor volumen de productos, usuarios y características sin degradar el rendimiento del mismo.

En el mercado encontrarás diferentes soluciones PIM, no te guíes solo por su valor económico, evalúa su capacidad funcional. Pero aún más importante: Piensa siempre en el futuro de tu negocio. Un PIM es una inversión a largo plazo, elige una solución escalable que se adapte a los cambios de tu negocio.

¡Evita riesgos y perdidas de tiempo! Tener un PIM que no pueda sostener tu crecimiento, afectará sin duda el retorno de tu inversión y tendrás que empezar de nuevo con un sistema diferente.

Como ya te habrás dado cuenta, un sistema PIM te permite atender a todas las partes vinculadas al proceso comercial online: prospectos, clientes, proveedores, productores y distribuidores, en diferentes mercados y canales. Publica la información correcta, al receptor ideal, en el canal y en el momento adecuado.

Si vas a invertir en un sistema PIM, recuerda elegir al proveedor ideal, aquel que cubrirá todas tus necesidades comerciales, ahora y en el futuro. Después de elegir, comienza a estructurar el plan de acción para implementar esta solución en tu negocio y a comprobar todos sus beneficios.

Para finalizar, te invitamos a descargar nuestra guía con los primeros pasos en un sistema PIM y si necesitas ayuda con la implementación de esta solución, no dudes en contactarnos.