Reglamento de máquinas: cómo entregar el manual en digital

Durante décadas, cada máquina ha salido de fábrica con su manual en papel. A partir del 20 de enero de 2027, el papel deja de ser la única opción. El nuevo Reglamento de Máquinas, el Reglamento (UE) 2023/1230, permite entregar el manual de instrucciones en formato digital.

Puedes hacerlo si indicas cómo llegar al manual, si el usuario puede descargarlo e imprimirlo y si lo mantienes en línea al menos diez años. La información de seguridad la sigue escribiendo ingeniería. Lo que sí se puede automatizar es la parte que sale de los datos de producto.

Subir un PDF a la web no basta. Cada máquina necesita su manual, en su idioma y en la versión que corresponde a lo que vendiste. Y eso, más que un problema de documentación, es un problema de datos.

En este artículo te contamos qué exige el reglamento, qué parte del manual puede salir de un PIM y hasta dónde llega un PIM en la digitalización y en el cumplimiento. También dónde no llega, que es igual de importante.

Datos de producto, orquestación y PIM: lo que hay detrás de un manual digital

Un manual de instrucciones está lleno de datos de producto: el modelo, las dimensiones, la masa, los datos eléctricos, las emisiones de ruido, los recambios, las imágenes y los planos. Son los mismos datos que aparecen en tu web, en el catálogo y en la ficha que recibe el distribuidor.

El problema es que nacen en sitios distintos. Unos vienen del ERP, el sistema de gestión de la empresa. Otros, de ingeniería. Las imágenes, los planos y los documentos suelen vivir en un DAM, el repositorio de activos digitales. Hacer que todo llegue igual a cada canal es lo que llamamos orquestación de datos.

La herramienta que suele hacer ese trabajo es un sistema PIM (Product Information Management), que centraliza los datos de producto, los ordena y los publica allí donde hacen falta. No sustituye al ERP ni a ingeniería. Recibe lo que producen, en muchos casos a través de una integración con el ERP, y lo reparte a cada canal.

Qué exige el reglamento de máquinas al manual de instrucciones digital

El artículo 10.7 permite el manual digital con tres condiciones:

• Indica dónde está: en la máquina o, si no se puede, en el embalaje o en un documento adjunto.
• El usuario tiene que poder descargarlo e imprimirlo.
• Tiene que seguir en línea durante la vida útil prevista de la máquina y al menos diez años después de ponerla en el mercado.

El papel no desaparece del todo:

• Si el cliente lo pide al comprar, se lo das impreso y gratis en un plazo máximo de un mes.
• Si la máquina es para usuarios no profesionales, la información de seguridad esencial va siempre en papel.

Y hay dos requisitos más:

• El manual va en la lengua que fije cada país donde vendes la máquina.
• Tiene que describir con claridad el modelo al que corresponde.

Qué parte del manual puede salir de un PIM

No todo el manual es dato de producto. Para saber cuánto puedes automatizar, separa la información por su origen:

• Datos de producto: designación, modelo, fabricante, dimensiones, masa, datos eléctricos, nivel de ruido, recambios, imágenes y planos. Salen del ERP o de ingeniería, y el PIM los ordena y los publica.
• Resultado de la evaluación de riesgos: uso previsto, mal uso previsible, riesgos residuales, advertencias, equipos de protección, emergencias, mantenimiento seguro y formación del operador. Lo decide ingeniería. El PIM lo guarda y lo muestra, pero no lo genera.

La evaluación de riesgos es el análisis que identifica los peligros de una máquina y decide cómo reducirlos. La norma ISO 12100 explica cómo hacerla, pero no forma parte del reglamento.

Que un texto de seguridad esté guardado en el PIM no lo convierte en un dato del PIM. Sigue siendo de ingeniería.

Cuándo un PIM puede generar casi todo el manual

Cuando lo que cambia entre referencias es dato y no riesgo, un PIM puede generar casi todo el manual. Tres ejemplos:

• Accesorios de elevación (cadenas, eslingas, ganchos): cambian la carga, la longitud o el material. Las advertencias son las mismas para toda la familia.
• Componentes de seguridad de catálogo, como las cortinas de luz (barreras que paran la máquina si alguien las cruza): cambian la altura, la resolución y el alcance. Las instrucciones siguen la misma estructura en toda la gama.
• Máquinas de serie sin opciones: un modelo, una configuración y una evaluación de riesgos. El manual solo cambia con la revisión del producto y con el idioma.

Para que funcione, los textos de seguridad tienen que estar en bloques por familia, con un responsable en ingeniería que los apruebe y con historial de versiones. Así el PIM monta y publica el manual. Lo que no hace es redactarlo.

Manual de instrucciones con QR: una versión por máquina

Hay un riesgo que casi nadie ve hasta que le pasa. Si cambias hoy un atributo en el PIM, puedes estar reescribiendo el manual de cada máquina que vendiste ayer.

El motivo es que un PIM vive en presente: guarda el dato tal como es hoy. La conformidad, en cambio, vive en pasado. El manual tiene que corresponder a la máquina que pusiste en el mercado y seguir disponible al menos diez años.

La forma segura de cumplirlo es guardar una versión del manual por serie o lote, fija y consultable. En la práctica, el circuito tiene cinco piezas:

1. El PIM guarda qué datos tenía cada número de serie o lote.
2. Una plantilla monta el manual con los bloques y los datos de esa versión.
3. Se genera un PDF por versión e idioma, una sola vez, y no se vuelve a tocar.
4. Ese PDF se guarda en el DAM, con un enlace estable.
5. El QR de la máquina o del embalaje lleva a una dirección de tu propio dominio, que redirige a ese PDF. Si un día cambias de DAM, cambias la redirección y el QR sigue funcionando.

El reglamento no exige un QR. Exige indicar cómo acceder a las instrucciones, y el QR es la forma más práctica de hacerlo. Si quieres seguir un estándar, la norma IEC 61406 define cómo debe ser ese enlace entre producto y documentación.

Mantener esos enlaces vivos durante la vida útil de la máquina y al menos diez años es responsabilidad del fabricante. El DAM es donde se guardan las versiones.

Hasta dónde llega un PIM en el cumplimiento del reglamento

Un PIM digitaliza y ordena el manual, pero no cumple el reglamento por ti. Hay máquinas en las que la automatización tiene un límite claro, y responsabilidades que siguen siendo del fabricante.

Lo que sigue siendo de ingeniería

• Evaluación de riesgos. De ella salen las advertencias. El PIM las publica, pero no las decide.
• Marcado CE y declaración UE de conformidad. El marcado CE es la marca que indica que la máquina cumple la normativa europea. Los dos siguen siendo responsabilidad del fabricante. Si das la declaración en digital, también tiene que estar en línea durante la vida útil prevista y al menos diez años.
• Ciberseguridad. Hay que proteger el software y los datos de seguridad frente a daños accidentales o intencionados. Es trabajo de ingeniería y de TI.

Un proyecto de arquitectura, no de plantillas

El manual digital no se resuelve con una herramienta. Se resuelve decidiendo de quién es cada dato, cómo se versiona y dónde se publica. Las plantillas llegan al final.

Es lo que hacemos en Novicell con fabricantes. Empezamos por un mapa de datos con ingeniería, producto y marketing, definimos el modelo de datos y solo después elegimos e implantamos el PIM y el DAM.

Si quieres llegar a 2027 con el manual digital resuelto, mira cómo trabajamos la implantación de PIM y la consultoría DAM.