Proceso de desarrollo para la creación de una web

El enfoque de Novicell para determinar el alcance de un proyecto digital

 

Cuando creamos soluciones digitales para nuestros clientes, seguimos un proceso estándar bien organizado, que pasa desde la investigación, planificación y alcance, hasta el diseño, desarrollo y lanzamiento de una web.

En este artículo te explicaremos todo el proceso de alcance de un proyecto digital describiendo cada fase e incluyendo ejemplos de uno de nuestros recientes proyectos de desarrollo de sitios web con la empresa de gestión de inversiones y nuestro cliente, 7IM.

5 etapas de creación de una web:

  • La primera reunión entre la agencia y el cliente
  • Workshop para definición de objetivos
  • Del workshop al desarrollo
  • Web lista para el contenido
  • Web lista para el lanzamiento (despliegue)

 

Etapa 1: La primera reunión con la agencia y el cliente

En este punto tratamos la primera reunión, que es cuando como agencia nos reunimos contigo como potencial nuevo cliente para conversar de manera inicial sobre el proyecto, entender mejor tus necesidades y ofrecer una primera estimación aproximada.

En el siguiente vídeo te ofrecemos más información sobre la primera reunión con la agencia:

 

 

Conocer al cliente y sus necesidades

En el caso de que como cliente necesites una nueva web y hayas contactado con una agencia especialista en Marketing Digital.  Querrás conocer a las personas que diseñarán tu nuevo sitio web, y la agencia necesitará tener información sobre tu empresa, para hacerse una idea de cómo deben empezar esos diseños. Ese es el objetivo de la reunión inicial.

Si la agencia web con la que te has puesto en contacto es Novicell, antes de la reunión te pediremos permiso para acceder Google Analytics para conocer el tráfico de tu sitio web y obtener toda la información posible como, por ejemplo, el rendimiento actual de tu sitio.  Algunas empresas prefieren enviarnos un resumen en el que se indiquen sus necesidades. Pero siempre dependerá de la fase en la que te encuentres cuando te pongas en contacto con nosotros.

Durante la primera reunión, te formularemos algunas preguntas para identificar los retos, los deseos, los aspectos imprescindibles que debe tener tu sitio y los que te gustaría que tuviera. En este sentido, las preguntas más habituales son:  

  • ¿Qué es lo más importante que debe poder hacer un usuario en tu web?
  • ¿Qué es lo más importante que tu web puede hacer por tu empresa u organización?
  • ¿Cuál es el objetivo principal de tu web?
  • ¿Qué tipo de contenido debe aparecer en la web?
  • ¿Hay otros sistemas con los que debería integrarse el sitio web?

La primera reunión suele ser un encuentro en el que no solo discutimos el proyecto, sino que también nos conocemos y establecemos una buena relación.  Esto es importante, ya que nos gusta vernos como un socio que puede ayudarte a hacer crecer tu negocio en lugar de alguien que simplemente puede construir un gran sitio web. 

 

Procesos de desarrollo para la creación de un sitio web

 

Primera reunión con 7IM: demostración y presupuesto aproximado

7IM, es una empresa de gestión de inversiones que ayuda a asesores financieros y particulares, a gestionar su capital para satisfacer sus necesidades financieras. Esta organización, había estado trabajando recientemente con un nuevo enfoque de la experiencia del cliente a nivel corporativo. Debido a este reenfoque, estaban buscando un nuevo sitio web que pudiera dar a conocer sus nuevos productos y servicios, alineándolos con un aspecto renovado que fuera coherente en todas las ofertas y canales de distribución. 

7IM utilizaba Sitecore como CMS, pero querían buscar otra alternativa para su sitio web. Sin embargo, basándonos en sus requerimientos y en la información que recopilamos, pudimos hacerles una demo de Umbraco (solución CMS) en una reunión posterior. 

“Hemos avanzado mucho desde las primeras reuniones, y ver una demostración realista ya en esta fase fue muy enriquecedor y convincente. Decidimos cambiar de plataforma y, gracias al exhaustivo y transparente proceso de definición del alcance de Novicell, hemos podido ver muy claramente la dirección que tomábamos desde el principio”.

Zoe Baird, Head of Digital, 7IM

 

Presentación de la estimación aproximada

Un resultado importante de la o las primeras reuniones es la recopilación de información suficiente para poder presentar una estimación aproximada. Esta estimación es una idea aproximada de lo que costaría construir el nuevo sitio web y está basada en la información que tenemos en ese momento. Como tal, la estimación es solo una indicación de lo que podría costar.

Aunque pasamos la primera reunión conversando, haciendo preguntas y, en algunas ocasiones, haciendo una demostración del posible nuevo sitio web, todavía hay mucha información que no tenemos en esta etapa.  Solo estamos al principio de conocer al cliente y lo que requiere el proyecto. Cuantos más detalles, más preciso será el presupuesto. Por lo tanto, la primera reunión incluirá también una propuesta del alcance del workshop.

 

Siguiente paso con 7IM: scoping workshop

El workshop es imprescindible en nuestro proceso de desarrollo de sitios web. El objetivo es definir el alcance del proyecto y captar los requisitos. Esto le garantizará que lo que ve es también lo que va a obtener. Este enfoque tan exhaustivo nos permite analizar el proyecto con gran detalle e identificar los riesgos más importantes y las medidas de mitigación necesarias que nos ayudarán a realizar un proyecto con éxito.

Tras la primera reunión con 7IM, presentamos una estimación aproximada que fue aprobada, y acordamos realizar un workshop.  En la próxima etapa, hablaremos del ámbito de aplicación del workshop para la definición de objetivos: qué es, los resultados y por qué es una parte crucial de un proyecto de desarrollo con Novicell.  

El workshop de definición que realizamos con 7IM fue online. Puedes leer más sobre esta experiencia y conocer algunos consejos para adaptarse a los Workshops Online aquí.

 

Etapa 2: Workshop para definición de objetivos

El siguiente paso en el proceso de desarrollo web es muy importante: Workshop para la definición de objetivos. Suele ser la segunda o tercera reunión entre tú como cliente y nuestro equipo de expertos.

En el vídeo se explica en qué consiste un workshop de scoping y por qué es una parte importante del proceso de desarrollo web.

 

 

El objetivo del workshop de scoping

El objetivo es asegurarse de que el equipo del proyecto está en sintonía y entiende el contexto del proyecto y el trabajo que hay que hacer. Hacemos muchos workshops de definición del alcance con nuestros clientes para conocerlos, entender su negocio, sus necesidades y objetivos.  El foco principal de esta actividad es definir el alcance del proyecto y captar los requisitos.  

El workshop de scoping forma parte del proceso de desarrollo de la web, pero también es un ejercicio independiente que te entregará un informe completo para tu proyecto. Recomendamos las sesiones de scoping a todos nuestros clientes, ya que nos permiten entender, desafiar y diseñar mejor su idea de negocio.

 

Antes del Workshop

Antes del workshop le pedimos a nuestros clientes que reúnan a las personas más relevantes que deben participar en el proyecto.  Es importante que el equipo esté disponible durante todo el proyecto.  Lo ideal sería contar con las siguientes personas en la sesión: 

  • Un responsable para la toma de decisiones
  • Un Project Owner
  • Un Brand Manager
  • Un Tech lead
  • Un Project Manager

 

Después de la reunión inicial con nuestro cliente 7IM, nos reunimos para realizar un workshop de scoping.  Antes de esa instancia, que efectuamos online, pedimos a 7IM que nos enviara información sobre su negocio: análisis de la competencia, descripción del público objetivo, etc. De este modo, disponíamos de mucha información de antemano y podíamos pasar directamente a los retos y oportunidades que teníamos por delante. 

 

Durante el Workshop

En el workshop repasamos todos los aspectos de la planificación del proyecto, desde la estimación del tiempo y costes, hasta la definición del alcance. Este enfoque exhaustivo nos permite definir el alcance del proyecto con gran detalle e identificar los riesgos más importantes, así también, las medidas de mitigación necesarias que nos ayudarán a realizar un proyecto con éxito. 

El objetivo de este workshop es identificar todo lo que necesitamos saber para poder dar una estimación realista del proyecto.

Si en ese momento del proyecto no tenemos la información, te haremos algunas preguntas en el workshop como, por ejemplo:

  • KPIs y PIs
  • Must-haves and nice-to-haves
  • Información relativa a los usuarios, audiencias y personas.
  • Características

Workshop de scoping

 

Después del workshop – El informe de entrega

En los días posteriores al workshop, te proporcionamos el report. Este reporte, que es un documento muy exhaustivo, cubre los aspectos tratados durante el workshop: entendimiento profundo de tu proyecto, puntos débiles identificados, y nuestra solución recomendada sobre lo que podemos hacer para que tu proyecto tenga éxito.  

El informe que entregamos también incluye un presupuesto. En este punto, el presupuesto será bastante preciso, ya que el workshop nos habrá permitido comprender bien tus necesidades y el ámbito del proyecto. En el informe también se incluye una calendarización para el arranque de las diferentes acciones.

"El Workshop fue muy importante para que el proyecto siguiera adelante. En el workshop identificamos todas nuestras necesidades y deseos y se generaron muchas ideas que han contribuido a la excelente solución con la que terminamos. Además, el workshop y el encuentro con el equipo de Novicell fueron muy útiles para crear confianza y una buena relación desde el principio".

Zoe Baird, Head of Digital, 7IM

 

Workshop de datos técnicos

En algunos casos, el informe que entregamos también incluirá una propuesta para un workshop adicional para tratar datos técnicos. Este suele ser el caso si tu solución requiere, por ejemplo, integraciones con un CRM, ERP o tal vez un producto existente. Esta reunión técnica nos ayudará a entender mejor tus datos y cómo integrar las distintas soluciones.

 

Siguiente paso – Del workshop al desarrollo

Tras los workshops pasamos a la fase de desarrollo. Ésta comienza con una estimación final del desarrollo y el visto bueno del cliente. En la siguiente etapa "Paso 3: del workshop al desarrollo", describimos los primeros pasos del desarrollo real, incluidas las historias de usuario.

 

Etapa 3: Del taller al desarrollo

Una vez que te hayamos entregado el informe, es hora de que decidas si quiere seguir adelante con el proyecto. Como en todo lo demás, queremos ser minuciosos pero eficaces, y una vez que tengamos el visto bueno, estaremos listos para empezar.

En el vídeo se explica el proceso desde el Workshop hasta el inicio de los trabajos de desarrollo.

 

 

Plazos, descripción de la solución y presupuesto

El siguiente paso tras la firma del contrato es que hagamos un cronograma detallado y un resumen de horas. Esto se basa en las conclusiones y recomendaciones del documento de entrega y en las estimaciones de nuestros diferentes equipos de especialistas (por ejemplo, Desarrollo, Performance Digital, Diseño, etc.) para el proyecto y las tareas.

También preparamos un plan detallado basado en sprints, centrado en las demos. El objetivo de este plan es proporcionar una visión clara de las fechas en las que se llevarán a cabo las demos específicas, para que el cliente sepa exactamente qué debe testearse y cuándo.

En esta fase de determinación del alcance del proyecto digital, también se realiza la descripción de la solución. Se trata de un documento muy exhaustivo en el que se describen todas las características que contiene el proyecto digital. Aquí se recogen todos los puntos que hemos debatido y comentado como necesidades y deseos durante el workshop y las convertimos en tareas de desarrollo.

La descripción de la solución contiene títulos para cada característica, junto con una historia de usuario que describe las características, los propósitos y especifica cómo se logra.

Además de evaluar y alinear el desarrollo del proyecto, en lo que respecta a las tareas y los plazos, también supervisamos de cerca el presupuesto. Cada semana enviamos al cliente un informe sobre el presupuesto, en el que se indican las horas que estamos invirtiendo y se destaca si hay algún riesgo o indicio de que nos pasemos.

 

Estrecha colaboración entre cliente y agencia

La descripción de la solución se crea en colaboración con un equipo de stakeholders seleccionados por parte del cliente. En el proceso con 7IM, este equipo estaba formado por un Project lead, un editor de contenidos, un diseñador y un QA tester. Se aconsejó a los cuatro que leyeran y aprobaran la descripción de la solución para asegurarse de que satisfacía todas sus necesidades. También asistieron a las demos para asegurarse de que estábamos en el buen camino.

"Durante la fase de pre-lanzamiento del sitio web, estuvimos en constante contacto con Novicell a través de llamadas semanales con nuestro Project Manager, lo que ha sido de gran ayuda. Repasar las tareas, el presupuesto utilizado y el presupuesto restante nos ha ayudado a controlar los costes y a mantener el sitio web dentro del presupuesto. El uso de Umbraco es fácil, pero se ha hecho aún más fácil con las demos grabadas de los equipos que nuestro Project Manager ha creado durante la entrega de la solución. No solo mantiene a Novicell en el buen camino, sino que también se asegura de que estemos en el buen camino cuando necesitamos completar las pruebas".

Kieran Cardozo-Smith, director de productos digitales, 7IM

 

Transparencia y sin sorpresas

La transparencia y el estar a la vanguardia en cada proyecto que hacemos está en nuestro ADN. Durante la fase de desarrollo, que puede durar entre 2 y 8 meses dependiendo del tamaño del proyecto, tenemos reuniones semanales con el cliente en las que repasamos el estado del proyecto y las cosas que hay que aprobar. En estas reuniones también acordamos con el cliente lo que vamos a hacer en las próximas semanas y cuándo tendrán lugar las demos. Todo ello visible en los plazos para que todos los implicados en el proyecto -por parte del cliente y de la agencia-, sepan exactamente lo que está pasando.

 

Etapas 4 y 5: La web está lista para los contenidos

Cuando el proceso de desarrollo haya finalizado, llegamos al punto en el que los editores de contenido pueden empezar a añadirlos. Este es el último paso antes de que la web esté lista para ser lanzada.