Gestionar un festival con más de 30.000 asistentes puede ser una tarea complicada.
El Festival Roskilde y Novicell crearon una plataforma denominada "People" para gestionar óptimamente los visitantes, músicos y voluntarios.
El Festival de música Roskilde (el más grande de Dinamarca, de hecho, el más grande del Norte de Europa) necesitaba gestionar de manera eficiente una gran cantidad de personas (visitantes, músicos y voluntarios).
Los organizadores del Festival Roskilde contactaron con Novicell, ya que conocían nuestra experiencia en grandes eventos.
Sin nuestros voluntarios el festival no sería posible. Así que necesitábamos una plataforma para afrontar el enorme reto que implica coordinar no únicamente a nuestros asistentes, sino también nuestros voluntarios. Buscamos una agencia digital que pudiera hacerlo posible y en Novicell encontramos el partner ideal. Gracias a ellos conseguimos crear la herramienta perfecta.
Steen Bechmann Henningsen, Director de Tecnología del Roskilde Festival.
El sistema de gestión de eventos está creado para gestionar una gran cantidad de datos (y de gran complejidad) y está desarrollado a medida para satisfacer las necesidades específicas del Roskilde Festival.
Una de las secciones de la app, concretamente la de "Voluntarios" gestiona desde las entradas, pulseras y alojamiento hasta las colecciones de las camisetas. Además sirve también como canal de comunicación para que los diferentes equipos puedan comunicarse entre ellos. Cada voluntario tiene su perfil al que puede acceder y editar rápidamente la información que necesite.
La segunda parte consiste en la sección de "invitados", donde se gestionan todos los asistentes, es decir, vendedores, colaboradores, artistas y más. De hecho, el festival cuenta con 44 grupos de invitados diferentes, que entregan más de 50 tipos de pulseras y se encargan tanto de los permisos de conducir como de los productos para pasar la noche.
Por lo tanto, el sistema de eventos se diseñó para gestionar una gran cantidad de datos muy complejos y se adaptó a las necesidades específicas del Festival de Roskilde.
"People" es el sistema de gestión creado para administrar la gran cantidad de personas que participan en el festival.
Cada voluntario puede acceder al sistema para actualizar sus datos en tiempo real, y también comunicarse directamente con sus equipos.
"People" ofrece una visión global de todo lo que sucede en el festival: desde la venta de pulseras hasta las reservas de alojamiento para los voluntarios.
Todos los asistentes y todos los voluntarios tienen que registrarse. La app "People" está diseñada para dirigir fácilmente y de manera rápida a los más de 30.000 asistentes a través del proceso de check-in, incluyendo las entregas de pulsera, la señalización del alojamiento correcto y, en general, asegurándose de que tienen la información correcta. El registro con el móvil es sólo una de las cosas que facilitan la entrada al festival.
El sistema de gestión de eventos ofrece actualizaciones de estado diarias (por ejemplo, el número de pulseras entregadas durante el día y cuántas están todavía esperando ser recogidas). Las actualizaciones continuas garantizan que el Roskilde Festival pueda gestionar sus recursos de manera óptima.
El sistema de gestión de eventos estuvo a prueba durante estos años del festival y ha demostrado ser un éxito.
Pulseras gestionadas
Pulseras por hora
Equipos usando la plataforma
Calculado durante el Roskilde Festival, del 27 de Junio al 4 de Julio de 2015
Venma es una plataforma de gestión de eventos creado por Novicell para gestionar todo tipo de eventos, grandes y pequeños. También tenemos una gran experiencia en la gestión de eventos de otras temáticas.
Los beneficios de Venma son muchos. Entre otras cosas, la plataforma permite la integración en otros sistemas, comunicación adaptada a diferentes audiencias, gestión de productos, facturación, reclutamiento y mucho más.
De hecho, la gestión de eventos nunca fue más fácil.
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